İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ tarafından geliştirilen Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, binlerce sayfalık fiziksel evrakın dijitalleştirilmesiyle kurumların arşiv yükünü hafifletmeyi amaçlıyor. Bu yenilikçi sistem, özellikle kamu kurumları ve büyük ölçekli işletmelerin karşılaştığı belge kaybı riski, depolama alanı ihtiyacı ve belgelere erişim güçlükleri gibi sorunlara çözüm sunuyor.

Arşivler Dijitalleşiyor, Verimlilik Artıyor

Projenin ilk adımı olarak İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ'nin kendi arşivleri dijitalleştirildi. Bu süreçte, geçmiş yıllara ait binlerce belge taranarak elektronik ortama aktarıldı, indeksleme çalışmaları tamamlandı ve kullanıcıların ihtiyaç duyduğu belgelere saniyeler içinde ulaşabileceği bir yapı oluşturuldu. Dijitalleşmeyle birlikte fiziksel evrakların yıpranması ve kaybolması riski önemli ölçüde azaldı. Aynı zamanda, belge arama, erişim ve paylaşım süreçlerinin hızlanması sayesinde iş gücü ve zaman tasarrufu sağlandı. Sistem, evrakların fiziksel olarak farklı birimlere ulaştırılma gerekliliğini ortadan kaldırarak kağıt tüketimini ve baskı maliyetlerini düşürmeyi, böylece çevresel sürdürülebilirliğe katkıda bulunmayı hedefliyor.

Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, sadece belge tarama hizmeti sunmakla kalmıyor, OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisi sayesinde fiziksel evraklardaki bilgileri okunabilir dijital verilere dönüştürüyor. Kullanıcılar, belge türü, tarih, sicil numarası veya anahtar kelimelerle hızlı arama yapabiliyor. QR kod ve barkod destekli takip sistemi, fiziksel bir belgenin teslim alınmasından dijital ortama aktarılmasına kadar tüm sürecin anlık olarak izlenmesini sağlıyor. Mevcut Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ile entegrasyonu da hedeflenen sistem, yüksek performanslı tarama altyapısı ve hibrit yazılım mimarisiyle on binlerce sayfalık arşivlerin kısa sürede dijital ortama aktarılmasına olanak tanıyor.

Yaygınlaşma Hedefiyle Geleceğe Yönelik Adımlar

İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, geliştirdiği bu sistemi İzmir Büyükşehir Belediyesi iştiraklerinin kullanımına sunmaya başladı. İştiraklerin ardından belediyenin hukuk biriminde de sistemin uygulanması planlanıyor. Uzun vadede ise belediyeler, kamu kurumları, üniversiteler, sağlık kuruluşları ve büyük ölçekli özel işletmelerin de bu sistemden faydalanması amaçlanıyor. Bu sayede, kurumlar arası dijital dönüşüm hızlandırılarak güvenli ve sürdürülebilir bir arşiv yönetimi altyapısı oluşturulması hedefleniyor.